Top những thủ thuật hữu ích cho Google Docs

Google Docs cho phép bạn nhanh chóng xuất bản một tài liệu trực tuyến. Bạn bấm vào menu File > Publishto the web và nhấn vào nút Start publishing. Khi đó, bạn sẽ nhận được liên kết đến tài liệu và có thể chia sẻ rộng rãi tài liệu này với người khác qua liên kết. 

1. Xuất bản tài liệu

Google Docs cho phép bạn nhanh chóng xuất bản một tài liệu trực tuyến. Bạn bấm vào menu File > Publishto the web và nhấn vào nút Start publishing. Khi đó, bạn sẽ nhận được liên kết đến tài liệu và có thể chia sẻ rộng rãi tài liệu này với người khác qua liên kết. Tính năng này khác với tính năng chia sẻ tài liệu (Share). Khi một tài liệu được xuất bản, bất cứ ai cũng có thể xem được tài liệu thông qua liên kết. Trong khi chia sẻ, tài liệu chỉ hiển thị và hiệu chỉnh với một số ít người có quyền. Khi người dùng truy cập vào một tài liệu được chia sẻ, họ sẽ thấy được ai đang mở và hiệu chỉnh trên tài liệu này, còn khi truy cập vào một tài liệu được xuất bản, họ sẽ thấy các tài liệu như một trang web thông thường.



Nếu không muốn chia sẻ tài liệu đã được xuất bản nữa, bạn có thể vào mục Publish to the web của tài liệu và chọn Stop publising.

2. Tìm lỗi đánh máy

Để sửa chữa nhanh chóng những lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl +” để đi đến lỗi đánh máy tiếp theo, hoặc bấm Ctrl + ; để đi đến lỗi đánh máy trước đó. Tính năng này có thể sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm lỗi chính tả chính xác mà không phải bật tính năng kiểm tra chính tả của trình duyệt web (tìm thông qua những đường gạch dưới màu đỏ).
Google Docs gần đây cũng đã cải thiện tính năng kiểm tra chính tả (Spell Check) cho phép bạn nhanh chóng lướt qua các vấn đề có trong tài liệu. Bạn chỉ cần bấm vào menu Tools > SpellCheck để sử dụng nó.
 

3. Tìm kiếm và chèn liên kết

Google Docs kết hợp sức mạnh tìm kiếm Google để người dùng dễ dàng tìm thông tin rồi chèn các liên kết tương ứng vào tài liệu. Thay vì mở thêm một tab trình duyệt mới và tìm kiếm trang web muốn liên kết, bạn có thể làm điều này ngay từ hộp thoại liên kết. Bạn bấm menu Insert>Links, gõ văn bản hay địa chỉ website cần tìm vào hộp thoại, khi đó Google sẽ hiển thị các trang kết quả phù hợp với tìm kiếm của bạn. Cuối cùng, bạn bấm vào kết quả để tạo ra nội dung và địa chỉ liên kết đến trang web đã chọn.

4. Quản lý từ điển cá nhân

Khi Google Docs cho rằng một từ nào đó bị lỗi đánh máy nhưng bạn biết nó hoàn toàn chính xác, thì bạn có thể bấm chuột phải vào từ gạch dưới và chọn Add to personal dictionary để thêm vào từ điển cá nhân. Sau đó, bạn có thể bấm chuột vào menu Tools > Personal Dictionary và chỉnh sửa danh sách các từ trong từ điển cá nhân này. Nếu vô tình thêm một từ sai chính tả vào danh sách này, bạn sẽ phải loại bỏ nó trước khi Google đưa ra cảnh báo với bạn về từ này một lần nữa. Đây là tùy chọn mới được bổ sung, trước đây Google Docs không cho phép bạn loại bỏ những từ đã thêm vào danh sách này.


 

5. Sử dụng công cụ Research

Google Docs có một thanh sidebar được thiết kế cho việc nghiên cứu mà bạn có thể truy cập bằng cách vào menu Tools > Research. Nó giúp bạn tìm kiếm các hình ảnh, trích dẫn và kết quả web… để dễ dàng chèn vào tài liệu.
Research cũng hỗ trợ tìm kiếm các nghiên cứu học thuật và chèn các ghi chú, trích dẫn phù hợp cho các định dạng MLA APA hay Chicago. Bên cạnh đó, bạn có thể chèn chú thích vào các kết quả web dễ dàng.

6. Cài đặt Add-ons

Add-ons là một tính năng khá thuận tiện, đó chính là những ứng dụng phần mềm của bên thứ ba được tạo ra với Google Apps Scripsnhằm bổ sung những tính năng tước đây không xuất hiện trong Google Docs và Sheet. Bạn có thể cài đặt chúng bằng cách nhấn vào menu Add–ons > Get add-ons rồi duyệt từ kho các Add-ons cần thiết.



Bạn có thể sử dụng add-on của Mailchimp cho phép bạn chọn template và tạo các email tùy biến, rồi gửi chúng ngay trong Google Docs. Ngoài ra, bạn cũng có thể fax trực tiếp tài liệu đến số fax ngay từ Google Docs với add-on có tên HelloFax, nhưng bạn chỉ được miễn phí 5 trang thôi, sau đó nếu bạn muốn sử dụng tiếp thì tùy theo nhu cầu mà có nhiều mức phí để bạn chọn.
Bạn cũng có thể dùng add-on Maps for Docs để chèn một bản đồ Google vào một tài liệu, hay Merge để gửi email hàng loạt cá nhân sử dụng Google Docs. Trong kho của Google, còn rất nhiều add-on hữu ích khác nữa chờ bạn khám phá, hãy chia sẻ thêm cho chúng tôi và mọi người biết nữa nhé để chúng ta có thể biết nhiều hơn về các thủ thuật hữu ích cho Google Docs và  sử dụng hiệu quả Google Docs hơn nữa!